Integritetspolicy

Denna integritetspolicy reglerar och informerar om hur Codeq samlar in och behandlar personuppgifter för vår verksamhet och våra processer. Policyn gäller våra kandidater och kunder såväl som våra anställda, leverantörer eller andra intressenter. Den reglerar även hanteringen av personuppgifter hos Codeqs leverantörer och kunder som får åtkomst till kandidaters personuppgifter i våra rekryteringsprocesser.


Hantering av personuppgifter

För oss på Codeq är det viktigt att du känner dig trygg i hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi är måna om att värna om din personliga integritet och vill därför öppet beskriva hur och vad vi använder dina personuppgifter till.


Samtycke

Eftersom denna text är en samtyckeshandling bör du läsa igenom texten noggrant innan du bestämmer dig för att dela dina personuppgifter med oss. Är det något i behandlingen du inte vill godkänna ska du inte dela dina personuppgifter med oss. Du kan alltid återkalla ditt samtycke och dina personuppgifter kommer då raderas snarast möjligt.

Du finner alltid den senaste versionen av integritetspolicyn här på www.Codeq.se/integritetspolicy.


Ansvar

Codeq AB, organisationsnummer 556745-3559 är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som inhämtas och behandlas av Codeq och dess personuppgiftsbiträden.

Codeq har också utsett dataskyddsombud som hjälper oss att följa gällande dataskyddslagstiftning, Kontaktuppgifter: Carolina Sanderberg, carolina.sanderberg@codeq.se , 0370-12300.


Ändamål

Behandling av personuppgifter sker endast enligt tydligt angivna ändamål och syften. Personuppgifter behandlas endast när det är nödvändigt för att utföra och administrera våra tjänster gentemot kunder, kandidater, anställda, leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifterna används också för att kunna hantera eventuella ärenden om tvister, reklamation eller diskriminering enligt lag.


Insamlade personuppgifter

Kandidater
De personuppgifter Codeq behandlar är de uppgifter du själv lämnar när du registrerar dig i vår kandidatbank eller på annat sätt kontaktar oss. Dessa uppgifter kan röra sig om namn, adress, e-postadress, telefonnummer, födelseår, användningshistorik, IP-adress, bilder eller annan processrelaterad information som du själv har laddat upp eller skickat till oss, t ex innehåll i personligt brev eller CV som rör utbildningar, arbetslivserfarenhet, betyg/intyg etc.

I våra rekryteringsprocesser kan en del tester och kontroller komma att användas på begäran av oss eller kunden. I vissa fall och för vissa typer av tjänster kan kontroller av kredit, hälsa, droger eller utdrag ur belastningsregistret krävas. Vid intervjuer och referenstagning ombeds kandidater och referenspersoner att svara på frågor som handlar om hälsa eller frånvaro kopplat till sjukdom. Innan det kommer du behöva lämna ytterligare samtycke för att vi ska kunna få behandla dessa personuppgifter, vilka klassas som känsliga. Codeq registrerar eller sparar aldrig innehåll och information från ett belastningsregisterutdrag, endast notis om lämnat registerutdrag till kund registreras.

Dina personuppgifter som du har lämnat till oss i vår kandidatbank eller genom att göra våra tester lagras hos våra leverantörer med vilka vi har personuppgiftsbiträdesavtal. Genom avtalen säkerställs att våra krav på hantering av personuppgifter följs.


Anställda/konsulter

För våra anställda och uthyrda konsulter registrerar vi de personuppgifter som är nödvändiga för att Codeq ska kunna uppfylla sina skyldigheter som arbetsgivare enligt lag. Förutom de personuppgifter som har tillkommit oss under en rekryteringsprocess behandlar vi även uppgifter som kontouppgifter, namn, hälsouppgifter som är kopplade till lön och anställning (t ex sjuklön, rehabilitering etc), kontaktuppgifter till anhöriga samt övriga löneuppgifter.


Lagring och lagringstid

De personuppgifter vi behandlar sparas enbart så länge som uppgifterna behövs för de ändamål de samlades in från början. Codeq har löpande rutiner som säkerställer att vi lagrar efter relevans och med minimerad lagringstid. Personuppgifter inom våra rekryteringsprocesser sparas innevarande år samt efterföljande 2 år efter registrering. Övriga uppgifter kopplat till anställningar, kund- och leverantörsavtal sparas enligt bokföringslag i 10 år.

Om du inte längre vill vara med i vår kandidatbank är du välkommen att kontakta oss så kommer vi skyndsamt att radera dina uppgifter. Om du har varit inaktiv (dvs. inte loggat in på ditt konto) under 2 år i följd kommer vi fråga dig om du vill vara kvar. Får vi inget svar kommer kontot raderas och därmed tas alla personuppgifter om dig bort. Väljer du att vara kvar samtycker du till en lagringsperiod av ytterligare 2 år. Du har alltid rätt att närsomhelst ändra dig, dra tillbaka ditt samtycke, bli raderad eller begära ett registerutdrag över de personuppgifter vi har sparade.


Säkerhet

På Codeq har vi tydliga rutiner som säkerställer att dina personuppgifter endast behandlas av behörig personal. Endast de personer anställda hos oss som behöver informationen i sitt arbete kommer att få tillgång till den.


Dina rättigheter

För att få insyn i hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att begära ut ett sk registerutdrag.  Vid en sådan begäran kommer vi behöva säkerställa att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person. En begäran ska göras skriftligt och vara undertecknad av dig.

Du har också rätt att få dina uppgifter rättade. Genom ett konto i vår kandidatbank har du möjlighet att logga in och själv ändra i dina uppgifter. Vill du ha hjälp med rättelse kontaktar du oss så hjälper vi dig med det. Du har även rätt att invända mot hur uppgifterna används om något visar sig vara fel eller inte överensstämma med denna policy.

Du kan begära att dina personuppgifter raderas i de fall det inte finns lagkrav som kräver att vi behåller dem. Har du lämnat ett samtycke till oss har du rätt att när som helst få det återkallat om du har ändrat dig.


Klagomål och tillsynsmyndighet

Har du frågor eller vil tycka till kring hur vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att vända dig till vårt dataskyddsombud så ska vi hjälpa dig på bästa sätt. Tillsynsmyndighet för ärenden som rör dataskydd är Datainspektionen och du kan alltid vända dig dit för att ställa frågor eller få råd. Det är också dit du vänder dig som du anser att en lagöverträdelse har skett eller vill lämna ett klagomål.


Kontakta oss

Du är välkommen att kontakta oss med dina frågor eller funderingar.

Dataskyddsombud:
Carolina Sanderberg
carolina.sanderberg@codeq.se
0370-12300